Зарплата в 1С:ЗУП: расчёт, кадровый ЭДО и отчёты по сотрудникам

1С:Зарплата и управление персоналом закрывает три задачи: кадровый учёт, расчёт зарплаты со всеми удержаниями и отчётность по персоналу. Программа устроена вокруг документов-регистраторов, и главное правило работы в ней — соблюдать последовательность. Нарушенный порядок ввода документов даёт неверные суммы даже при абсолютно правильных исходных данных.

Ниже — рабочая последовательность месяца, разбор кадрового ЭДО, состав отчётности и список ошибок, которые встречаются чаще всего.

Последовательность расчётного месяца

НДФЛ и взносы: что важно контролировать

НДФЛ считается по датам фактического получения дохода, а удерживается в момент выплаты. Из-за этого сумма в документе начисления и сумма в ведомости могут различаться, и это нормально. Ненормально — когда данные расходятся с отчётностью.

• Проверяйте отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» перед формированием 6-НДФЛ. Он показывает, из чего сложилась каждая сумма.
• Следите за применением стандартных вычетов: они прекращаются при достижении предельного дохода, и программа делает это автоматически только при корректно введённом заявлении.
• Проверяйте предельные базы по страховым взносам — при их превышении меняется тариф.
• Отдельно контролируйте сотрудников с несколькими источниками дохода внутри группы компаний и совместителей.
• Отчёт «Контроль сроков уплаты НДФЛ» помогает поймать ситуации, когда налог удержан, но не отражён в уведомлении.

Отчётность по персоналу

← таблицу можно прокрутить вбок →

Все эти формы собираются в разделе «Отчётность, справки» и отправляются через 1С-Отчётность прямо из базы. Ключевая проверка перед отправкой — сверка 6-НДФЛ и РСВ между собой по количеству физических лиц и суммам выплат. Расхождение почти гарантированно вызовет требование из инспекции.

Кадровый электронный документооборот

Кадровый ЭДО позволяет оформлять приказы, заявления, ознакомления и графики отпусков в электронном виде, без печати и подписи от руки. Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной подписью, сотрудник — в большинстве случаев простой электронной подписью через сервис кабинета сотрудника.

1. Принимается локальный нормативный акт о переходе на кадровый ЭДО.
2. Сотрудники уведомляются и дают согласие. Отказ сотрудника не влечёт негативных последствий — с ним продолжают работать по бумаге.
3. В базе включается функциональность кадрового ЭДО и настраивается кабинет сотрудника.
4. Определяются виды документов, которые переводятся в электронный вид: заявления на отпуск, приказы, ознакомления с ЛНА.
5. Проводится обучение сотрудников входу в кабинет — на практике это самый узкий момент внедрения.

Отдельная польза кабинета сотрудника — расчётные листки. Их выдача обязательна, и электронная рассылка через кабинет закрывает эту обязанность, попутно избавляя бухгалтерию от очереди в конце месяца. Подробнее о возможностях — на странице 1С:ЗУП.

Семь ошибок расчётчика

Гигиена расчётчика проста: закрывайте месяц полностью, включая выгрузку проводок и сверку с бухгалтерией, и не переходите к новому периоду с незакрытыми вопросами по предыдущему. Один незакрытый месяц через квартал превращается в три дня разбора.

Конфигурация ЗУП доступна в облаке на актуальном релизе, формы отчётности обновляются автоматически.

Частые вопросы