1С для грузоперевозок и транспортной компании

Что настраиваем

• Оформление путевых листов с контролем обязательных реквизитов и одометра
• Списание ГСМ по нормам с сезонными и городскими коэффициентами
• Учёт заявок на перевозку, рейсов и тарифов клиентов
• Работа с электронными транспортными накладными и обмен через ГИС ЭПД
• Расчёт зарплаты водителей от рейсов, километража и суточных
• Учёт ремонтов, шин, аккумуляторов и планового обслуживания парка
• Начисление амортизации, транспортного налога и учёт страховок ОСАГО и КАСКО
• Расчёт себестоимости километра и рентабельности каждой машины

В грузоперевозках почти вся экономика спрятана в двух статьях: топливо и зарплата водителя. Обе считаются от документов, которые заполняются в дороге и приходят в офис с опозданием. Пока путевые листы вводятся пачкой к концу месяца, руководитель управляет компанией по банковской выписке — то есть узнаёт результат, когда изменить его уже нельзя.

Облачная 1С решает это простым способом: база доступна отовсюду, и путевой лист вводится в день рейса — хоть диспетчером из офиса, хоть механиком на выпуске. Дальше 1С:Бухгалтерия 8 списывает топливо по нормам, считает транспортный налог и амортизацию, а 1С:УНФ закрывает заявки, рейсы и расчёты с заказчиками.

Путевой лист и топливо

Путевой лист — это первичный документ, который подтверждает и расход топлива, и работу водителя, и сам факт использования машины в деятельности компании. Без корректного листа расход на ГСМ снимается при проверке целиком, поэтому набор реквизитов и порядок оформления важнее, чем кажется на выпуске.

• Сведения о собственнике, транспортном средстве, водителе и виде перевозки.
• Показания одометра при выезде и возвращении, дата и время, отметки о медосмотре и техконтроле.
• Остаток топлива при выезде, заправка в рейсе, остаток при возврате.
• Норма расхода для конкретной марки с сезонным коэффициентом и надбавками.
• Фактический расход и отклонение от нормы — как раз то, что превращается в отчёт по перерасходу.

Что закрывается в программе

Отдельная история — тахографы и режим труда и отдыха водителей. Сами данные снимаются с карт водителей и хранятся в специализированном софте, но в учёте они отражаются рабочим временем, сверхурочными и ночными часами. Мы связываем табель с рейсами, чтобы часы в зарплате соответствовали фактическому режиму, а не появлялись из ниоткуда в конце месяца.

Если компания работает и с собственным парком, и с привлечёнными перевозчиками, добавляется учёт экспедиторской деятельности. Тут важно правильно разделить схемы: где выручка признаётся полностью как перевозка, а где — только вознаграждением экспедитора. От этого напрямую зависит база по НДС и по налогу на прибыль, поэтому договоры мы разбираем при настройке 1С.

Электронные перевозочные документы

1. Подключаем оператора ЭДО и настраиваем обмен электронными транспортными документами.
2. Заводим карточки водителей и машин так, чтобы реквизиты подставлялись в накладную автоматически.
3. Формируем электронную транспортную накладную из документа перевозки, без повторного ввода.
4. Собираем подписи сторон и получаем титулы грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
5. Храним подписанные документы в базе — они же основание для акта и счёта заказчику.

Как проходит подключение

Сколько это стоит

Перевозчику с двумя-тремя машинами хватает 1С:Фреш Базовый — от 755 ₽/мес за пользователя, два пользователя и одна база, 18 100 ₽ за год. Компании с диспетчером, механиком и бухгалтером нужен ПРОФ: от 950 ₽/мес за пользователя, пять пользователей и десять баз, 57 000 ₽ за год. Крупному парку с несколькими юрлицами подходит КОРП: от 950 ₽/мес за пользователя, десять пользователей и двенадцать баз, 114 000 ₽ за год. Полный список — на странице тарифов.

Первые 30 дней бесплатны, перенос базы бесплатный, 8 часов обучения с главбухом входят в подарок. Загрузка отчётов топливной компании в своём формате, интеграция с системой мониторинга транспорта или свои формы реестров для заказчика — это доработка 1С.

Цены указаны в рублях с учётом действующих акций и могут изменяться фирмой «1С». Актуальную стоимость уточняйте по телефону 8 (901) 546-19-84.