Автоматизация малого бизнеса на 1С:УНФ: план внедрения

Типичная картина в компании из десяти-двадцати человек: заказы клиентов ведёт менеджер в своей таблице, остатки считает кладовщик в своей, платежи планирует директор в третьей, а бухгалтер узнаёт о сделке, когда приходит время выставлять документы. Каждый по отдельности работает нормально, а вместе получается, что товар продали дважды, аванс потеряли, а рентабельность заказа никто не считал.

Чем УНФ отличается от Бухгалтерии

1С:Бухгалтерия отвечает на вопрос «что показать государству»: регламентированный учёт, проводки, налоги, отчётность. Обязанность вести бухгалтерский учёт для организаций закреплена в 402-ФЗ, и обойти её нельзя. 1С:УНФ отвечает на другой вопрос — «как идут дела прямо сейчас»: сколько товара на складе, кто должен денег, чем платить в пятницу, какая маржа по заказу. Это управленческий контур, и живёт он в темпе бизнеса, а не в темпе квартальной отчётности.

← таблицу можно прокрутить вбок →

Обе программы нужны, когда компания на общей системе налогообложения либо когда бухгалтерию ведёт внешний специалист. Тогда УНФ работает как оперативный контур, а данные регулярно передаются в Бухгалтерию через типовую синхронизацию: настраивается в разделе «Компания — Интеграция и обмены — Синхронизация данных», переносятся контрагенты, номенклатура, реализации, поступления и платежи. Двойного ввода не возникает, менеджеры продолжают работать в привычном интерфейсе, бухгалтер получает документы. Подробный разбор возможностей программы и вариантов подключения собран на странице 1С:УНФ.

Что закрывает УНФ

Внедрение по неделям

Чему учить сотрудников

• Менеджер. Завести клиента без дубля, создать заказ, поставить резерв, выставить счёт, увидеть оплату, отследить отгрузку и не обещать клиенту то, чего нет на складе. Плюс работа с задачами и этапами сделки.
• Кладовщик. Приёмка по заказу поставщику, отгрузка по заказу покупателя, перемещение между складами, инвентаризация. Отдельно — привычка проводить документ днём операции, а не «в конце недели одним махом».
• Закупщик. Отчёт по дефициту, формирование заказа поставщику, контроль сроков поставки и незакрытых заказов.
• Бухгалтер. Проверка того, что приходит из УНФ в Бухгалтерию по синхронизации, разбор непроведённых документов и расхождений.
• Руководитель. Три-четыре отчёта и умение их читать. Учить его вводить документы не нужно и вредно — его роль в системе иная.

Обучение имеет смысл проводить по ролям и на живых данных компании, а не по общему курсу «интерфейс 1С». Практика показывает, что двух часов на роль достаточно, чтобы сотрудник перестал бояться программы; дальше нужны не лекции, а разбор реальных вопросов первых недель. Формат и программу разбираем на странице обучение — при подключении облачных тарифов часть часов идёт в подарок, что видно в тарифах.

Что смотреть собственнику каждую неделю

1. Платёжный календарь на четыре недели вперёд. Единственный отчёт, который показывает кассовый разрыв до того, как он случился.
2. Валовая прибыль по номенклатуре и по клиентам. Регулярно выясняется, что самый крупный клиент по обороту приносит наименьшую маржу.
3. Задолженность покупателей с разбивкой по срокам. Долг возрастом 90 дней и долг возрастом неделю требуют разных действий.
4. Остатки и оборачиваемость. Деньги, замороженные в неликвиде на складе, — самая незаметная статья убытков в малом бизнесе.
5. Воронка продаж и число заявок по этапам. Падение продаж всегда начинается на верхних этапах воронки, а в выручке проявляется через месяц.
6. Незакрытые заказы: оплаченные, но не отгруженные, и отгруженные, но не оплаченные. Это список того, что горит прямо сейчас.

Смысл не в количестве отчётов, а в регулярности: полчаса в понедельник каждую неделю дают больше, чем разбор годовой аналитики раз в год. Все перечисленные отчёты в УНФ типовые, настраивать их с нуля не нужно — достаточно один раз сохранить нужные варианты и вывести на начальную страницу.

Типичные ошибки внедрения

• Переносят хаос в программу. Если процесс не описан, автоматизация его не выпрямит, а зафиксирует. Прежде чем настраивать статусы заказов, договоритесь, кто и в какой момент их меняет.
• Не ведут остатки. Половина компаний вводит заказы, но игнорирует складские документы. В итоге остатки в программе не совпадают с полкой, менеджеры перестают им верить и возвращаются к звонку кладовщику — весь смысл системы теряется.
• Заводят номенклатуру дублями. «Кабель ВВГ 3х2,5», «кабель ввг 3*2.5» и «ВВГ 3х2,5 бухта» — три позиции, три остатка, нулевая аналитика. Правило именования и запрет заводить номенклатуру всем подряд вводятся в первый день, а не в третий месяц.
• Держат Excel параллельно. Пока у сотрудника есть запасной вариант, он им пользуется. Дата отключения таблиц назначается заранее и соблюдается.
• Внедряют без ответственного. Нужен человек внутри компании, который принимает решения по спорным вопросам. Подрядчик настроит программу, но не заставит менеджеров работать по правилам.
• Стартуют в высокий сезон. Как и переезд базы, внедрение планируют на спокойный период. В декабре в оптовой торговле не начинают ничего.

Состав функционала приведён для типовой конфигурации 1С:Управление нашей фирмой. Набор доступных блоков и отчётов может отличаться в зависимости от редакции конфигурации и выбранного тарифа сервиса.

Частые вопросы