MaxПодключение ЭДО в медицинском центре
Многопрофильный медицинский центр работает в двух зданиях и на двух юрлицах. Расходники, реактивы и медикаменты закупаются у нескольких десятков поставщиков, и весь документооборот с ними был бумажным: накладная приезжала с курьером в одно здание, а бухгалтерия сидела в другом.
Что было
Проблема была не в объёме документов, а в их пути. Между получением товара и попаданием документа в базу проходило от нескольких дней до месяца.
- Около 250 входящих документов в месяц, все на бумаге.
- Часть накладных терялась при передаче между зданиями, дубликаты запрашивали у поставщика.
- Бухгалтер вбивал каждую накладную руками, включая позиции с длинными наименованиями реактивов.
- Перед квартальной отчётностью два дня уходило на обзвон поставщиков за недостающими закрывающими документами.
- Оригиналы хранились в трёх разных шкафах без единого реестра.
Что сделали
Техническая часть подключения ЭДО занимает несколько часов. Основное время проекта уходит на организационную работу: договориться с контрагентами и перестроить внутренний маршрут документа.
Сопоставление номенклатуры
Самая недооценённая часть проекта. У поставщика реактив называется одним образом, в базе центра — другим. Первые две недели сопоставления делаются вручную, дальше система подставляет соответствия сама. После первого месяца бухгалтер сопоставлял вручную единичные позиции.
Результат
Входящие документы попадают в базу в день отгрузки. Ручной ввод накладных сократился кратно: то, что пришло по ЭДО, создаётся автоматически. Перед закрытием квартала список недостающих документов виден в базе, а не собирается обзвоном.
| Показатель | Было | Стало |
|---|---|---|
| Путь документа до базы | от 3 дней до месяца | день в день |
| Ввод накладной | вручную по позициям | автоматически из УПД |
| Поиск оригинала | три шкафа | поиск в базе |
| Сбор закрывающих | 2 дня обзвона | список в отчёте |
← таблицу можно прокрутить вбок →
Мы перестали бегать за закрывающими документами перед отчётностью. Всё, что пришло по ЭДО, уже лежит в базе и подписано.Заместитель главного бухгалтера, медицинский центр
Доля перешедших на ЭДО контрагентов зависит от отрасли и размера поставщиков. Показатель приведён по факту одного проекта.
Другие кейсы
Компания держала «1С:Комплексную автоматизацию» на сервере в офисе. Сервер обслуживал приходящий администратор, обновления ставили по выходным, дважды за год бухгалтерия теряла рабочий день из-за сбоя диска. Просили убрать железо и дать доступ к базе из браузера.
Сеть из шести магазинов вела выручку в таблицах: кассиры сдавали Z-отчёты на бумаге, бухгалтер вбивал итоги руками к концу недели. Требовалось выполнить требования 54-ФЗ по всем точкам и получать выручку в учётной системе в тот же день.
Сеть кофеен вела учёт в двух отдельных базах по двум юрлицам, каждая на своём компьютере. Сводный отчёт по сети собирался в Excel вручную, справочники контрагентов и номенклатуры расходились. Просили один вход и общую картину по сети.
Оставьте заявку — менеджер перезвонит, подберёт тариф под вашу систему налогообложения и включит бесплатные 30 дней.
8 (901) 546-19-84Пн–Пт: 09:00–18:00 · заявки с сайта принимаем круглосуточно