Онлайн-кассы по 54-ФЗ в шести магазинах

Розничная сеть из шести небольших продуктовых магазинов работала по схеме, знакомой многим: касса пробивает чек, кассир вечером снимает отчёт, старший продавец раз в неделю привозит пачку бумаг в офис. Бухгалтер вбивал итоги руками, ошибки находились через месяц при сверке с банком.

Что было

Формально кассы были онлайн, но учёта за ними не стояло: номенклатура в кассах и в бухгалтерии жила отдельными жизнями, а часть позиций пробивалась через свободную цену.

• Шесть касс трёх разных моделей, две из них с истекающим сроком фискального накопителя.
• Номенклатура без признаков предмета расчёта и с неверными ставками НДС по части товаров.
• Выручка попадала в бухгалтерию с задержкой 5–7 дней, инвентаризация делалась раз в квартал.
• Списание и пересортица считались в блокноте старшего продавца.
• Никакой связи между кассой, складом и бухгалтерской базой не было.

Отдельно проговорили риск: при проверке кассовой дисциплины расхождение между чеками в ОФД и данными учёта пришлось бы объяснять, а объяснять было нечем.

Что сделали

Порядок выбрали такой, чтобы магазины не останавливали торговлю ни на час. Каждую кассу переводили в свою смену, с запасным вариантом отката.

1. Собрали и вычистили номенклатуру: 2 400 позиций, из них 380 дублей объединили, каждой позиции проставили ставку НДС и признак предмета расчёта.
2. Развернули «1С:Розницу» в облаке и завели структуру: шесть магазинов, шесть касс, склады, кассиры с личными правами доступа.
3. Подключили кассы через 1С-ОФД, проверили выгрузку чеков и корректность реквизитов на печатной форме.
4. Настроили обмен «1С:Розница» — «1С:Бухгалтерия»: розничная выручка приходит в бухгалтерскую базу документом за смену.
5. Заменили два фискальных накопителя с истекающим сроком и перерегистрировали кассы в личном кабинете налоговой.
6. Провели обучение: 3 часа со старшим продавцом и по часу с каждым кассиром прямо в магазине.

Что оказалось самым сложным

Не техника, а номенклатура. Пока в справочнике живут «Хлеб», «хлеб бел.» и «Хлеб белый нарезной», никакая аналитика по продажам не работает, а НДС считается наугад. На чистку справочника ушло больше времени, чем на подключение всех шести касс.

Результат

Через две недели после запуска выручка по всем точкам собиралась в базе автоматически. Бухгалтер перестал вбивать итоги руками и высвободил около шести часов в неделю. Инвентаризация в отдельном магазине теперь занимает вечер, а не выходной день.

← таблицу можно прокрутить вбок →

Раньше я узнавала выручку по магазинам в понедельник, теперь вижу вечером того же дня. Кассиры научились за одну смену, вопросов почти не было.Бухгалтер, розничная сеть

Следующий шаг для сети — подключение маркировки по табачной и молочной группе. Заявку уже согласовали: облачная база к этому готова, докупать ничего не нужно.

Количество позиций и касс приведено по проектной документации. Модели оборудования не называем по просьбе клиента.