Объединение баз двух юрлиц сети кофеен

Сеть из четырёх кофеен работала на двух юрлицах: одно на общей системе, второе на упрощёнке. Каждая база жила на своём компьютере в офисе, и чтобы посмотреть картину по сети целиком, бухгалтер выгружал данные в Excel и сводил руками. На это уходило два-три дня каждый месяц.

Что было

Разные базы — это не только неудобство. Это ещё и расходящиеся справочники, из-за которых сводный отчёт получается недостоверным.

• Один и тот же поставщик кофе назывался в двух базах по-разному, сверка по нему делалась вручную.
• Статьи затрат отличались: в одной базе «Аренда», в другой «Аренда помещения» и «Коммунальные» отдельно.
• Сводный отчёт по сети собирался в Excel и устаревал в момент выгрузки.
• Резервные копии делались на флешку, обе базы стояли на компьютерах без ИБП.
• Второй бухгалтер физически не мог работать с базой из дома.

Отдельно обсудили, что объединять сами базы в одну нельзя: юрлица разные, системы налогообложения разные, отчётность раздельная. Речь шла об объединении доступа и приведении учёта к единым правилам, а не о слиянии данных.

Что сделали

Проект занял 11 рабочих дней, из них 6 ушло на нормализацию справочников — это всегда самая долгая часть.

Про фудкост

Заодно навели порядок в себестоимости. Раньше управляющий считал фудкост в отдельной таблице по чекам поставщиков, теперь он собирается из тех же документов поступления, что и бухгалтерский учёт. Расхождение между «управленческой» и «бухгалтерской» цифрой пропало само.

Результат

Ближайший квартал сеть закрыла на неделю раньше обычного: не пришлось собирать Excel и сверять справочники. Главбух работает из дома, в офис приезжает по другим делам.

Мне больше не нужно ездить в офис ко второму компьютеру. Открываю браузер и вижу оба юрлица, сводный отчёт по сети собирается сам.Главный бухгалтер, сеть кофеен

Когда сеть открыла пятую точку, добавление её в учёт заняло полдня: новый склад, новая касса, те же статьи затрат. Ради этого нормализацию справочников и делали.

Частые вопросы

Сроки закрытия квартала названы клиентом по итогам одного отчётного периода и могут отличаться в другой отрасли.