MaxПереход оптовой компании на облачную 1С
Оптовая компания с тремя юрлицами вела учёт в «1С:Комплексной автоматизации» на сервере в офисе. Штатного айтишника не было: сервер обслуживал приходящий администратор по договору, обновления ставили в выходные, резервные копии писались на внешний диск в том же кабинете. За год бухгалтерия дважды теряла рабочий день — один раз из-за диска, второй раз из-за неудачного обновления, которое пришлось откатывать.
Что было
К нам обратились с формулировкой «хотим убрать сервер». На первой встрече разобрали, что мешает работать на самом деле, и список оказался шире одного железного ящика.
- Три базы по трём юрлицам, каждая со своим набором настроек и своим справочником контрагентов.
- 11 рабочих мест, из них 4 удалённых — менеджеры подключались через проброшенный порт, что регулярно ловил провайдер.
- Обновления релизов задерживались на 2–3 месяца, из-за чего отчётность приходилось сдавать через сторонние сервисы.
- Резервные копии никто не проверял: последнюю успешную восстановленную копию вспомнить не смогли.
- Расходы на сервер, лицензии и приходящего администратора никто не считал одной суммой.
Отдельная боль — очередь в базу. В дни отгрузок менеджеры и бухгалтерия работали одновременно, база подтормаживала, и закрытие месяца растягивалось на неделю.
Что сделали
Работу разбили на девять рабочих дней и заранее согласовали, что учётная система не останавливается ни на день: перенос делали параллельно, а переключение назначили на пятницу вечером.
Как сверяли данные
Сверку делали по трём точкам: оборотно-сальдовая ведомость на дату переноса, остатки по складам и взаиморасчёты с 20 крупнейшими контрагентами. Расхождений не было, но правило простое — пока бухгалтер не подписал сверку, старую базу никто не трогает.
Результат
Через месяц после переезда компания закрыла первый период целиком в облаке. Сервер отключили, договор с приходящим администратором не продлевали. Менеджеры работают из дома и с телефона, отдельного порта наружу больше нет.
| Статья | Было в год | Стало в год |
|---|---|---|
| Сервер и его обслуживание | около 90 000 ₽ | 0 ₽ |
| Лицензии и обновления | отдельной строкой | входит в тариф |
| Тариф 1С:Фреш ПРОФ | — | 57 000 ₽ |
| Резервные копии | внешний диск в офисе | на стороне сервиса |
← таблицу можно прокрутить вбок →
Мы три года откладывали переезд, потому что боялись потерять данные за прошлые периоды. Перенесли всё вместе с документами и настройками, сверка сошлась в первый же день.Главный бухгалтер, оптовая торговля
Сейчас компания добавляет в тот же тариф четвёртое юрлицо под новое направление. Отдельная база, отдельная отчётность, тот же логин — по нашему опыту, это главный аргумент для групп компаний.
Цифры по расходам на сервер названы клиентом и не проверялись по бухгалтерским документам. Тарифы указаны по действующему прайсу 1С:Фреш.
Другие кейсы
Сеть из шести магазинов вела выручку в таблицах: кассиры сдавали Z-отчёты на бумаге, бухгалтер вбивал итоги руками к концу недели. Требовалось выполнить требования 54-ФЗ по всем точкам и получать выручку в учётной системе в тот же день.
Сеть кофеен вела учёт в двух отдельных базах по двум юрлицам, каждая на своём компьютере. Сводный отчёт по сети собирался в Excel вручную, справочники контрагентов и номенклатуры расходились. Просили один вход и общую картину по сети.
Производитель детской одежды попадал под обязательную маркировку и работал с кодами через личный кабинет «Честного ЗНАКа» вручную. Коды заказывали в браузере, наносили в цеху, а в 1С не отражали вовсе. Просили собрать всю цепочку в одной базе.
Оставьте заявку — менеджер перезвонит, подберёт тариф под вашу систему налогообложения и включит бесплатные 30 дней.
8 (901) 546-19-84Пн–Пт: 09:00–18:00 · заявки с сайта принимаем круглосуточно